Christopher Böcker, RA/StB, und Astrid Ras, StBin

Die E-Rechnung in Deutschland – eine Bestandsaufnahme und Ausblick auf das E-Reporting

Der Beitrag verschafft einen Überblick über die Einführung der E-Rechnung zum 1.1.2025 in Deutschland, für welche mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 die Grundlage geschaffen wurde. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 konkretisiert Formate, technische Vorgaben und Übergangsregelungen bis Ende 2026 bzw. 2027. Das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ergänzt Details zu Kleinunternehmern, Fehlerarten und Archivierung. Unternehmen stehen vor strategischen, technischen und prozessualen Herausforderungen bei der Umsetzung. Langfristig bildet die E-Rechnung die Basis für das geplante nationale und EU-weite Meldesystem.

I. Rechtliche Lage zur E-Rechnung (Stand: Mitte November 2025)

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 hat Deutschland die Grundlage für die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Inlandsverkehr geschaffen. Seit dem 1.1.2025 folgt Deutschland damit dem globalen und europäischen Trend zur Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse und bereitet den Weg für ViDA (“VAT in the Digital Age”) ab 1.7.2030. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 konkretisiert Formate, technische Anforderungen und Übergangsregelungen, während das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025 weitere Klarstellungen, etwa zu Kleinunternehmern und Formatfehlern, vorsieht.

1. Einführung und gesetzlicher Hintergrund

Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.3.2024) hat der deutsche Gesetzgeber die Grundlage für die verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) im inländischen Geschäftsverkehr geschaffen. Die Neuregelung betrifft ausschließlich Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern (B2B-Inlandsgeschäfte) und gilt grundsätzlich seit dem 1.1.2025. Damit folgt Deutschland dem globalen, aber insbesondere im Moment anhaltenden europäischen Trend zur Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse. Zuletzt hatte Irland angekündigt, ab November 2028 in mehreren Phasen E-Invoicing und Real Time Reporting Verpflichtungen einzuführen. So setzen viele EU-Länder, sowie auch Deutschland damit einen ersten Schritt in Richtung der späteren transaktionsbasierten Meldung im Rahmen der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age).

In Deutschland ist die zentrale Norm der überarbeitete § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), der in Abs. 1 Satz 3 die elektronische Rechnung als eine Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Reine PDF-Dokumente ohne strukturierte Datensätze erfüllen diese Voraussetzung somit nicht mehr. Ergänzend regelt § 14 Abs. 2 UStG die Anforderungen an die Ausstellung und § 14 Abs. 4 UStG wie bisher auch die Pflichtangaben.

2. Verwaltungsauslegung durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024

Zur praktischen Umsetzung veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 15.10.2024 ein umfassendes Einführungsschreiben zur E-Rechnungspflicht. Dieses Schreiben legt unter anderem die Anforderungen an die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit (vgl. § 14 Abs. 3 UStG) fest und gibt Hinweise zu den zulässigen technischen Formaten. Als konformes strukturiertes Format werden insbesondere die nationalen Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) anerkannt, aber auch weitere europäische Formate genannt, wie z. B. Factur-X oder Peppol-BIS Billing.

Das BMF-Schreiben betont, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts entweder durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, eines zulässigen EDI-Verfahrens oder durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden müssen. Die Verwendung eines anerkannten strukturierten Formats gilt hierbei bereits als starkes Indiz für die Erfüllung dieser Anforderungen. Hinsichtlich der “Lesbarkeit” einer Rechnung wird klargestellt, dass es hierbei nicht mehr auf die menschliche Lesbarkeit, sondern auf die “maschinelle Lesbarkeit”, d. h. Auswertbarkeit, ankommt.

Darüber hinaus enthält das Schreiben detaillierte Übergangsregelungen: Für Rechnungen, die zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2026 ausgestellt werden, bleibt es auf Grundlage einer gegenseitigen Vereinbarung zulässig, PDF-Rechnungen zu verwenden. Ab dem 1.1.2027 besteht dann grundsätzlich die Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten elektronischen Rechnung. Eine wichtige Sonderregelung betrifft jedoch bestehende EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange): Wenn sich Rechnungsaussteller und -empfänger sich auf ein anderes strukturiertes elektronisches Format, welches nicht der Norm EN16931 entspricht bzw. mit diesem interoperabel ist, verständigt haben, dürfen diese Verfahren bis zum 31.12.2027 fortgeführt werden. Voraussetzung ist, dass die übermittelten Daten die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben enthalten und elektronisch verarbeitet werden können.

3. Zweites BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses

Am 15.10.2025 wurde das zweite BMF-Schreiben veröffentlicht. Zum Einen wird das ursprüngliche Schreiben vom 15.10.2024 ergänzt und zum anderen wird der Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechend den beiden BMF-Schreiben angepasst.

Die Inhalte des über 30seitigen Schreibens sind vielfältig. U. a. werden Fehlerarten wie z. B. Formatfehler und Inhaltsfehler definiert und deren umsatzsteuerliche Konsequenzen dargelegt. Es werden zudem noch Erläuterungen zur Unterscheidung von elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen, Anwendbarkeit bei Kleinunternehmern, Optionen und Archivierung getätigt. Zudem wird die Wichtigkeit der Validierung hervorgehoben.

II. Einblick in die praktischen Herausforderungen

Da Rechnungen sich wie ein roter Faden durch die kompletten Prozesse eines Unternehmens und fast alle Bereiche eines Unternehmens wie z. B. Einkauf/P2P, Vertrieb/Customer-Service/O2C, Steuern, IT, Accounting, MDG bis hin zum Mitarbeiter, der seine später in Rechnung zu stellenden Stunden aufschreibt, zieht, sind auch fast alle Abteilungen von der Einführung der E-Rechnung betroffen oder sollten in das Implementierungsprojekt einbezogen werden. Diese Komplexität spiegelt sich oftmals im Projektaufsatz der E-Rechnungsprojekte wider, die eben nicht alleinig einer Abteilung wie z. B. der Steuerabteilung zugeordnet werden können bzw. sollten. Im Folgenden werden die Kernherausforderungen, denen Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung gegenüberstehen, beleuchtet.

1. Strategische Herausforderungen und Change Management

Als erstes stellt sich die Frage nach der “Make- Or Buy-Entscheidung”, wobei natürlich unter “Buy” auch Outsourcing verstanden werden kann. Da das Monitoring der jeweiligen gesetzlichen und technischen Änderungen einzelner Länder sowie die Implementierung jedoch sehr komplex und zeitaufwendig sind, fällt die Entscheidung oftmals zu Gunsten einer Drittanbieter-Software, also einer “Buy-Lösung”, aus. Im Folgenden sei vor allem auf die Implementierung einer Drittanbieter-Software eingegangen, da diese nach unseren Erfahrungen die favorisierte Lösung vieler Unternehmen ist.

Somit startet man, bevor überhaupt eine technische Lösung für die E-Rechnung implementiert werden kann, mit der Frage nach der richtigen Software.

Diese Frage ist dabei sehr individuell für jedes Unternehmen zu beantworten. Kriterien hierbei können vor allem die Länderabdeckung (sowohl der rechtlichen Anforderungen als auch der Anwendbarkeit auf die vorliegenden Gesellschaften) oder die bestehende Systemlandschaft sein. Aber auch wie lange der Anbieter sich bereits im Markt befindet und welche zusätzlichen Module, Prüfungen und Automatisierungen dieser anbietet können entscheidungserheblich sein.

Zudem stellt sich die Frage, wer diese Software nutzen soll. Unter Umständen führen bereits erste Überlegungen in diesem Zusammenhang zu der Erkenntnis, dass eine konzernweite Lösung implementiert werden soll. Diese kann kosteneffizient sein, führt aber zu einer zeitlichen Verzögerung, da mehrere Stakeholder zu involvieren sind. Zudem ist ebenfalls das Für- und Wider für einen Big-Bang vs. einer Blueprint Gesellschaft/-Land abzuwägen. Vor dem Hintergrund, dass die meisten europäischen Länder jedoch in den kommenden ein bis zwei Jahren die E-Rechnung einführen, stellt sich die Frage, ob ein gestaffelter Go-Live pro Land umgesetzt werden kann, jedoch fast gar nicht.

Die Praxiserfahrungen der letzten Monate haben zudem gezeigt, dass die E-Rechnungs-Projekte oftmals eine Vielzahl von Abteilungen einbeziehen und nicht nur bei der Steuer- oder IT-Abteilung aufgesetzt werden. Diese Sammlung von Anforderungen aus den einzelnen Abteilungen kann hinterher zu einem Anforderungskatalog zusammengestellt werden und ist essentiell, da eine Rechnung den kompletten Unternehmensapparat durchläuft und in jeder Abteilung zu Risiken führen kann (kein Vorsteuerabzug, falsche Archivierung, falsche Verbuchung, IT-Sicherheitslücken etc.). Eine weitere Erkenntnis aus den bisher durchgeführten Projekte ist, dass hierbei nicht nur Abteilungsleiter, sondern auch die Mitarbeiter, die tagtäglich später mit der Software arbeiten mit ins Projekt einzubeziehen sind. Zum einen kann so sichergestellt werden, dass alle Anforderungen an eine Drittanbietersoftware berücksichtigt sind und zum anderen wird durch das frühzeitige Einbeziehen der Mitarbeiter der operativen Ebene sichergestellt, dass diese die Änderungen auch nach der Implementierung akzeptieren. Neben dem klassischen “das haben wir doch immer so gemacht” und der Ablehnung gegenüber “Neuem” kann hier auch die Angst vor der Rationalisierung auf Grund der Automatisierung ein Grund von Widerständen sein.

Nur wenn die E-Rechnung als Chance zur Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen verstanden wird und auch die Umstellung nachvollzogen werden kann (z. B. “Ich habe doch immer Rechnungen per Mail erhalten und diese händisch gebucht, warum muss ich das ändern?”), kann ein solches Projekt gelingen.

Zudem sei noch auf das Thema der Corporate Identity hingewiesen. Viele Unternehmen benutzen bei der Erstellung von Rechnungen ein Firmenlogo oder Slogan, um den Markenkern des Unternehmens zu stärken oder gar auch Werbung in Form von Rabatten o.Ä. mit zusenden. Diese Möglichkeit besteht zukünftig, sofern eine X-Rechnung oder EDI-Datensatz versendet wird, nicht mehr. In diesem Fall wird lediglich ein neutraler, für alle ausstellenden Unternehmen gleich aussehender Datensatz versendet, ohne Branding. Sofern die Übermittlung nicht per E-Mail sondern z. B. über Peppol erfolgt, besteht auch bei der Übermittlung der E-Rechnung keine Möglichkeit zur Individualisierung. Es bleibt abzuwarten, ob dieses tatsächlich einen Impact auf den Markenkern hat und vor allem, ob kreative ITler nicht eine Alternative entwickeln.

Unterm Strich können die strategischen Herausforderungen damit wie folgt zusammengefasst werden:

• Identifikation der Länder und Gesellschaften (welche Gesellschaften unterliegen in welchem Land der E-Rechnungspflicht und ggf. E-Reportingpflicht und welche Gesellschaften sollen mit welcher Lösung abgedeckt werden)
• Identifikation der Stakeholder
• Identifikation des Zeitplans (sowohl hinsichtlich der materiellrechtlichen Einführung als auch hinsichtlich der Implementierung)
• Identifikation der funktional technischen Parameter
• Identifikation von Widerständen im Unternehmen

2. Technische Herausforderungen

Neben den strategischen Herausforderungen gibt es aber auch eine Vielzahl von technischen Herausforderungen. Unterstellt man, dass die Mehrheit der Unternehmen sich für eine Drittanbieter-Software entscheidet, stellten sich folgende Herausforderungen:

• Einbettung der Drittanbieter-Software in die Systemlandschaft gerade bei heterogenen ERP- oder Vorsystemen und Datenmanagementsystemen (u. U. sind sogar mehrere Drittanbieter-Software nötig, da nicht alle den gesamten Länderscope abdecken)
• Installation/Customizing und Update der Drittanbieter-Software hinsichtlich technischer oder materiellrechtlicher Neuerungen (dieses kann z. B. durch den Software-Anbieter erfolgen; u. U. kann das Customizing hinsichtlich der Schnittstellen in einzelnen Ländern aufwendig sein)
• Dokumentation der Funktionsweise der Drittanbieter-Software (gerade die Prüfroutinen wie z. B. Versionsprüfung, EN16931-Konformität, Prüfung der Pflichtangaben aus umsatzsteuerlicher Sicht sind nicht immer eindeutig dokumentiert. Die Prüfroutinen können eine Blackbox darstellen. So können verschiedene Validatoren zu verschiedenen Ergebnissen kommen)
• Paralellbetrieb von Empfang, Verarbeitung, Archivierung von sonstigen und E-Rechnungen (z. B. auf Grund der Ausnahmen bis 2028, ausländischen Rechnungsausstellern, die nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen, Kleinbetragsrechnungen, B2C-Rechnungen)
• Abdeckung der entsprechenden E-Rechnungsformate (welcher Kunde/Lieferant sendet/empfängt welche E-Rechnung auf welchem Übermittlungsweg?)

Neben den eher übergeordneten Themen gibt es zudem eine Vielzahl von technischen Detailfragen, die zurzeit noch offen sind. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (“KoSIT”) arbeitet hier an einer Lösung. Nachfolgend sind einige davon beispielhaft aufgeführt:

• Umgang mit der Abschlussrechnung: Aus umsatzsteuerlicher Sicht muss eine Abschlussrechnung die Beträge für das komplette Projekt ausweisen und davon die bereits in Rechnung gestellten Anzahlungsrechnungen inkl. Umsatzsteuer abziehen, um die Residualbeträge von Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer auszuweisen.

  Dieses ist bislang technisch nicht bzw. nicht ohne weiteres abbildbar.

• Die Zuordnung der VATEX Codes (PEPPOL BIS 3.0) zu den Steuerkennzeichen ist nicht eindeutig möglich. Gerade spezielle steuerfreie Umsätze oder Umsätze, die dem Reverse-Charge Verfahren unterliegen, können nicht immer einem dafür speziell vorgesehen Code zugeordnet. Dieses ist jedoch notwendig, um den Grund der Steuerfreiheit zu übermitteln.
• Perspektivisch wird auch die Rechnungsnummer ein Thema darstellen, da mit der EU-weiten Verpflichtung zur Erstellung der E-Rechnung ab Juli 2030 die E-Rechnung bereits nach 10 Tagen (im Regelfall) erstellt werden muss. Dieses führt vermutlich dazu, dass mehr E-Rechnungen erstellt werden und somit auch die Nummernkreisvergabe bei der Rechnungserstellung eine Herausforderung darstellen kann.
• Abweichungen von Nachkommastellen im Datensatz und ERP-System, welche gerade bei einer Vielzahl von Positionen z. B. im Lebensmittelhandel zu Abweichungen führen können, die entweder zu umsatzsteuerlichen Risiken oder zur Ablehnung der E-Rechnung führen können.

Es bleibt damit festzuhalten, dass neben der Herausforderung der Implementierung einer neuen Software auch die noch zu klärenden Detailfragen offen bleiben.

3. Prozessuale Herausforderungen

Mit der Anpassung des Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangspozesses muss auch die entsprechende Prozess- und Archivierungsdokumentation angepasst werden (u. U. auch das Tax Compliance Management System “TCMS”). Zwar handelt es sich “nur” um einen anderen Übertragungsweg einer Rechnung, allerdings stellt die damit einhergehende Automatisierung eine weitreichende Anpassung auch bezgl. der Prüfung der Rechnung z. B. in der Buchhaltung aber auch in der Steuerabteilung dar. Durch die Transformation eines Papiers oder PDFs in einen Datensatz, der erstmal nicht durch das ungeübte Auge lesbar ist, rückt die Prüfung der Software, die die Prüfung übernimmt in den Fokus. Dieses gilt es zu verstehen, zu dokumentieren und auch in regelmäßen Abständen zu hinterfragen.

Zudem gibt es auf Basis der bislang getätigten Projekte und Anfragen zwei große Themen im prozessualen Rahmen: Zum einen die Stammdaten und zum anderen die Fehlerbehandlung.

Die Vollständigkeit und die Qualität der Stammdaten sind sowohl für die Eingangsseite als auch für die Ausgangsseite wichtig.

Es stellt sich die Frage, welcher Kunde bzw. Lieferant unterliegt der E-Rechnungspflicht. So kann es sein, dass ein Lieferant erst ab 2025 E-Rechnungen versenden muss. Die sonstigen Rechnungen sind daher erstmal nicht abzulehnen und der Vorsteuerabzug gegeben. Hierfür muss aber sichergestellt sein, dass der Lieferant unter die Ausnahmeregelung fällt. Gleiches gilt es z. B. bei der Lieferung an Betriebsstätten zu beachten. Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland für in Deutschland ansässige Unternehmen. Sofern ein deutscher Unternehmer an eine deutsche Betriebsstätte einer ausländischen Gesellschaft liefert, liegt eine E-Rechnungspflicht vor. Hier muss auch bei der Auftragsanlage klar abgegrenzt werden, an wen die Leistung erbracht werden soll, da eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung eines ausländischen Unternehmers in Deutschland eben nicht ausreicht, um unter die E-Rechnungspflicht zu fallen.

Auch die Materialstammdaten müssen entsprechend gepflegt sein, um ein Mapping zuzulassen. Dummy-Materialien können hier z. B. zu einer falschen oder nicht ausreichenden Leistungsbeschreibung führen. Auch wird die E-Rechnung gnadenlos aufzeigen, wenn Informationen zu Kunden/Lieferanten/Materialien oder Auftragsbezogene Daten in falschen Feldern gepflegt sind und somit nicht in die E-Rechnung einfließen oder auf Grund falscher Formate zu Fehlern führen.

Diese Thematik beinhaltet zwei Herausforderungen: Stammdatenbereinigung und klare Vorgaben zur Anlage von Stammdaten und Aufträgen bzw. Bestellungen. Die größere Herausforderung wird vermutliche die Bereinigung sein, sofern diese nicht z. B. auf Grund eines S4-Hana-Projektes bereits geplant ist. Oftmals sind die Stammdaten historisch gewachsen und nicht immer nach den gleichen Vorgaben erfolgt. Es ist daher dringend empfehlenswert zu prüfen, ob die Stammdaten den Anforderungen entsprechen, um in einer E-Rechnung berücksichtigt werden zu können und zudem eine Prüfung der aktuellen Daten vorzunehmen (z. B. mittels KI-gestützter Massenanalyse).

Es hat sich zudem gezeigt, dass gerade der Empfang fehlerhafter E-Rechnung zu einer Unsicherheit führt, ab wann eine E-Rechnung abzulehnen ist und wann diese ohne Risiko (z. B. Verlust des Vorsteuerabzugs) prozessiert werden kann. Die im Markt befindlichen Best-Practice-Ansätze reichen von Ablehnung jeder fehlerhaften E-Rechnung darüber, dass ZUGFeRD-Rechnungen umgedeutet werden zu sonstigen Rechnungen (was nur bis 2027 als Lösung erachtet werden kann) bis hin zur Ablehnung nur bei Vorlage sog. “critical Errors”. Um Unsicherheiten gerade in der Buchhaltung bzw. bei der Rechnungseingangsprüfung zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter frühzeitig über die gewählte Vorgehensweis informiert und geschult werden.

III. Ausblicke

Das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ergänzt das Schreiben vom 15.10.2024 zur E-Rechnung und präzisiert technische Details, Definitionen und Übergangsregeln. Nur Rechnungen nach der CEN-Norm EN 16931 gelten als E-Rechnungen. Neu ist der Versuch der Klarstellung und Unterscheidung von Format- und Inhaltsfehlern, Erleichterungen für Kleinunternehmer sowie detaillierte Regeln zu Archivierung und Übermittlung. Ein nationales Meldesystem ist in Planung, wahrscheinlich ab dem 1.7.2030 parallel zur EU-ViDA-Regelung oder nachgelagert.

1. BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025

Das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025 dient in erster Linie der Ergänzung und Präzisierung des ursprünglichen BMF-Schreibens vom 15.10.2024 zur Einführung der E-Rechnung. Während das Schreiben vom 15.10.2024 die grundlegenden Anforderungen und Übergangsregelungen festgelegt hat, geht das zweite BMF-Schreiben insbesondere auf Praxisfragen und technische Details ein, die sich seitdem ergeben haben und nimmt auch zusätzliches Feedback aus der Wirtschaft auf.

Ein zentrales Anliegen des zweiten BMF-Schreibens ist die Umsetzung, also die Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) an die neuen Vorgaben. Dabei werden insbesondere die Definitionen und Anforderungen an das strukturierte elektronische Rechnungsformat weiter konkretisiert. Das zweite BMF-Schreiben stellt klar, dass nur Rechnungen, die den Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, als E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes gelten. Hybride Formate wie ZUGFeRD werden nur dann anerkannt, wenn der strukturierte (maschinell auslesbare) Teil den maßgeblichen Inhalt trägt.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Behandlung von Fehlern in E-Rechnungen. Das zweite BMF-Schreiben unterscheidet nun deutlicher zwischen Formatfehlern (z. B. fehlerhafte Struktur der Datei) und inhaltlichen Fehlern (z. B. falsche Steuersätze). Für beide Fehlerarten werden unterschiedliche Rechtsfolgen und Korrekturverfahren beschrieben. Formatfehler führen so dazu, dass keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung vorliegt und inhaltliche Fehler sollen zu einer nicht ordnungsgemäßen E-Rechnung führen.

Zudem werden die Übergangsregelungen für bestimmte Unternehmensgruppen, insbesondere für Kleinunternehmer und Unternehmen mit geringen Umsätzen, präzisiert. Das zweite BMF-Schreiben sieht hier Erleichterungen und längere Fristen vor, um die Umstellung auf die E-Rechnung zu erleichtern. Auch die Anforderungen an die Archivierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen werden weiter spezifiziert.

Schließlich gibt das zweite BMF-Schreiben Antworten auf zahlreiche Einzelfragen aus der Praxis, etwa zur Übermittlung von E-Rechnungen, zu zulässigen Übertragungswegen und zu Sonderfällen wie Gutschriften oder Stornorechnungen. Ziel ist es, die Anwendungssicherheit für Unternehmen und Steuerberater zu erhöhen und bestehende Auslegungsspielräume zu schließen.

Insgesamt bringt das zweite BMF-Schreiben also zahlreiche Klarstellungen, technische Präzisierungen und praxisnahe Ergänzungen zum ursprünglichen BMF-Schreiben vom 15.10.2024, ohne dessen Grundstruktur grundsätzlich zu verändern.

2. E-Reporting

Deutschland wird ein nationales Meldesystem, also ein nationales E-Reporting, voraussichtlich gleichzeitig mit dem EU-weiten Start der ViDA-Meldepflicht am 1.7.2030 einführen oder zu einem späteren Zeitpunkt. Die eingeführte E-Rechnungspflicht ab 2025 bzw. ab 2027 für die Ausgangsseite schafft die technische Grundlage, auf der ein nationales Meldesystem aufgebaut werden kann. Das BMF diskutiert derzeit die verschiedenen Modelle (Stichwort: 5-Corner-Modell) für die elektronische Übermittlung von Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung. Die Argumente für eine gleichzeitige bzw. nachgelagerte Einführung von E-Reporting liegen auf der Hand: Die gleichzeitige Einführung sollte für die Unternehmen in Deutschland keine große zusätzliche Hürde darstellen, da die Unternehmen ja bereits ab 2027 bzw. 2028 schon E-Rechnungen versenden und sich ohnehin für das grenzüberschreitende “ViDA”-E-Reporting bereit machen müssen. Die nachgelagerte Einführung würde allerdings die Möglichkeit bieten, zunächst noch möglicherweise auftretende “Kinderkrankheiten” des ViDA-Meldesystems abzuwarten und das nationale Meldesystem erst einzuführen, wenn diese beseitigt wurden.

Wie auch immer diese Entwicklung weitergehen wird, sicher ist jedenfalls, dass das Meldesystem kommen wird. Und im “Zielbild” sollte es für die Unternehmen technisch auch keinen Unterschied mehr machen, ob eine Transaktion lediglich national, oder auch international (im Rahmen von ViDA) gemeldet wird.

IV. Fazit

Die E-Rechnung stellt die Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen und je mehr Unternehmen eine E-Rechnung versenden desto mehr werden diese auf Grund von unterschiedlichen Geschäftsmodellen und Datenstrukturen visibel. Daher ist der Soft-Start der E-Rechnung ab 2025 als eine Art “Testphase” durchaus positiv zu bewerten, da bis 2027 so eine Vielzahl von Problemen erkannt und auch hoffentlich behoben werden können.

Die oben dargestellten Herausforderungen führen bei den Unternehmen zu zusätzlichen Kosten und binden Ressourcen im Unternehmen. Dieser Kraftakt sollte sich jedoch schnell amortisieren, da als Chance ein automatisierter Rechnungsprozess steht, der wiederum für Entlastung bei den Unternehmen sorgen kann. Spätestens wenn die E-Rechnung und das E-Reporting in der EU (ViDA) eingeführt sind, dürften so Kapazitäten bezüglich der Rechnungsprüfung, -erstellung und im Reporting frei werden. Außerdem birgt die E-Rechnung die große Chance zur Verbesserung der Qualität der Stammdaten und der transaktionalen Daten. Dies kann ebenfalls Ressourcen einsparen, da z. B. weniger manuelle Korrekturen notwendig werden. Diese Effizienzen können jedoch nur gehoben werden, wenn der rechtliche und technische Rahmen stimmen. Werden die Rahmen nicht geschaffen und z. B. die Erstellung einer Abschlussrechnung nicht ermöglicht, werden die Effizienzpotenziale ansonsten von Workarounds wieder absorbiert. Gerade die nächsten Jahre werden entscheidend sein, wie die E-Rechnung am Ende des Tages von den Unternehmen bewertet wird. Das Potential ein Digitalisierungsbooster zu werden hat die E-Rechnung in jedem Fall.