food service 12 vom 15.12.2025 Seite 8
Gutscheinchaos in der Gastronomie: Wann fällt eigentlich die Umsatzsteuer an?
Gutscheine sind im Systemgastronomie-Alltag fester Bestandteil des Marketings, doch steuerlich alles andere als simpel. Denn die Art des Gutscheins entscheidet darüber, wann Umsatzsteuer entsteht. Wer hier nicht sauber trennt, riskiert Ärger mit dem Finanzamt. Nicht als Gutscheine gelten Rabatte, Preisnachlässe, Fahrscheine oder Geschenkkarten, die sich jederzeit in Geld umtauschen lassen. Für Gastronomen wichtig: Gutscheine müssen immer eindeutig definiert sein.
Einzweck-Gutscheine
Von einem Einzweck-Gutschein spricht man, wenn bereits bei der Ausgabe des Gutscheins feststeht, wo die spätere Leistung erbracht wird und welcher Steuersatz für diese gilt. Beides muss im Moment der Ausstellung klar sein. Dann gilt die Leistung mit Ausgabe des Gutscheins als erbracht. Die Umsatzsteuer ist also sofort fällig. Die spätere Einlösung hat keine weiteren umsatzsteuerlichen Folgen.
Beispiel: Ein Schnellrestaurant verkauft einen Gutschein über ein „Mittagsmenü zum Verzehr vor Ort“. Ort und Steuersatz (aktuell 19 %) sind festgelegt. Damit liegt ein Einzweck-Gutschein vor – und die Umsatzsteuer wird bereits bei Ausgabe an das Finanzamt abgeführt. Wird der Gutschein später eingelöst, passiert steuerlich nichts mehr. Selbst wenn sich später das Sortiment ändert oder zusätzliche Leis-tungen angeboten werden, zählt ausschließlich der Zeitpunkt der Ausstellung. Selbst spätere Gesetzesänderungen bleiben für bereits ausgegebene Einzweck-Gutscheine ohne Einfluss – maßgeblich bleibt der Zeitpunkt der Ausgabe. Dies kann im Fall der geplanten Steuersatzsenkung von derzeit 19 % auf dann 7 % für Speisen vor Ort zum Nachteil werden, wenn der Gutschein (19 %) ab 2026 für ermäßigt zu besteuernde Speisen eingelöst wird. Achtung Falle: Verfällt der Gutschein, kann die bereits abgeführte Umsatzsteuer grundsätzlich nicht erstattet werden. Nur wenn der Wert zurückgezahlt wird, darf korrigiert werden.
Mehrzweck-Gutscheine
Ein Mehrzweck-Gutschein liegt vor, wenn im Ausgabemoment nicht klar ist, welche Leistung oder welcher Steuersatz später gilt, z. B. weil der Gutschein für unterschiedliche Speisen, Getränke oder Standorte eingesetzt werden kann. Dann entsteht die Umsatzsteuer erst bei der Einlösung. Das ist für viele Gastronomen die praktischere Variante, insbesondere bei Filialbetrieben mit gemischtem Sortiment.
Beispiel: Ein Systemgastronom gibt einen Gutschein aus, der in allen Filialen einlösbar ist, ob für den Latte Macchiato aus Kuhmilch „to go“ (7 %), Kaffee oder Tee (19 %) oder Burger (aktuell 19 %). Da Steuersatz und Leistungsort bei Ausgabe nicht feststehen, ist es ein Mehrzweck-Gutschein. Umsatzsteuer fällt erst bei Einlösung an. Wird der Gutschein nie eingelöst, bleibt er steuerlich unbeachtlich.
Vertriebsketten – Saubere Abrechnung ist Pflicht
In der Systemgastronomie gibt es oft Vertriebsketten, z. B. wenn Gutscheine zentral ausgegeben und über Franchise- Nehmer eingelöst werden. Hier ist wichtig, wer im eigenen Namen handelt und wer im fremden Namen vermittelt. Beim Eigenhandel gilt: Jede Weitergabe eines Einzweck-Gutscheins ist – kraft gesetzlicher Fiktion – ein eigener Umsatz. Bei Vermittlung wird nur die Vermittlungsleistung versteuert, die eigentliche Leistung bleibt beim Gastronomen. Falsch formulierte Verträge oder fehlende Absprachen führen schnell zu doppelter oder fehlender Umsatzsteuer. Empfehlenswert ist, im Vertrag und in der Kassenprogrammierung klar festzuhalten, wie Gutscheine behandelt werden.
Gestaltungsspielraum clever nutzen
Wer eine einfachere Besteuerung wünscht, kann die Einlösung auf das Inland beschränken und Leistungen mit einheitlichem Steuersatz anbieten. Wer hingegen Flexibilität braucht, fährt mit dem Mehrzweck-Gutschein besser.
Erich Nagl