Dr. Frank J. Matzen, MRICS, CFE

ERP-Lesezugriff zwischen Signing und Closing: Transparenzchance oder Compliance-Risiko?

Die Interimsphase ist der neuralgische Punkt einer M&A-Transaktion: ökonomische Exponierung ohne operative Transparenz. Der nachfolgende Beitrag analysiert, wie ein Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)Lesezugriff diese Lücke schließt, welche Risiken er birgt und wie ein belastbares Governance-Modell seine rechtssichere Anwendung ermöglicht.

I. Einleitung

Die Interimsphase zwischen Signing und Closing ist durch ein Spannungsverhältnis geprägt: Der Käufer trägt bereits ein erhebliches wirtschaftliches Risiko, verfügt jedoch nur über begrenzte Einblicke in die laufende Geschäftsentwicklung des Zielunternehmens. Diese Informationsasymmetrie resultiert aus der fortbestehenden Organverantwortung der Geschäftsleitung, die bis zum Vollzug eigenständig und ohne Weisungsbindung agiert.1

Etablierte vertragliche Instrumente adressieren die Risiken der Interimsphase nur nachträglich oder nur unter engen Voraussetzungen. Sie ermöglichen lediglich eine Risikozuordnung und in Ausnahmefällen eine Anpassung oder Rückabwicklung.

Cloudbasierte ERP-Systeme ermöglichen hingegen einen kontrollierten Lesezugriff auf operative Daten in der Interimsphase, ohne die rechtliche Kompetenzordnung zu verletzen. Damit kann das Risiko für den Käufer durch mehr Transparenz reduziert werden.

Gleichzeitig wirft dieser Ansatz eine Reihe von Fragen auf: Neben technischen und organisatorischen Voraussetzungen sind datenschutz-, gesellschafts- und wettbewerbsrechtliche Grenzen zu beachten. Zudem kann ein erweiterter Informationszugang die vertragliche Risikoallokation sowie bestehende Haftungs- und Versicherungssysteme beeinflussen.

Der Beitrag ordnet den ERP-Lesezugriff als Mittel zur Reduktion von Informationsasymmetrien im Unternehmenskauf ein und beleuchtet dessen rechtliche, ökonomische und vertragliche Implikationen.

II. Kaufvertragliche Instrumente zur Risikominderung in der Interimsphase

Die Risiken der Interimsphase werden im Unternehmenskauf regelmäßig durch ein Bündel etablierter vertraglicher Instrumente adressiert:

• Kaufpreismechanismen wie Locked-Box- oder Closing-Accounts-Strukturen gewährleisten eine stichtagsbezogene finanzielle Abgrenzung, erfassen jedoch nur solche Veränderungen, die sich in bilanziellen oder cash-nahen Größen niederschlagen.2 Operative Entwicklungen, die wertrelevant sind, sich jedoch erst verzögert in den Abschlüssen manifestieren, bleiben damit außerhalb ihres unmittelbaren Wirkungsbereichs.
• Earn-out–Regelungen verschieben Bewertungsunsicherheiten in die Zeit nach dem Closing,3 setzen jedoch gerade eine belastbare Transparenz der Unternehmensentwicklung voraus und können bei unzureichender Informationsbasis zusätzliches Abgrenzungs- und Streitpotenzial erzeugen.4
• Business Covenants stellen das einzige Instrument dar, das unmittelbar auf das operative Verhalten in der Interimsphase abzielt.5 Ihre präventive Wirkung bleibt jedoch begrenzt, da sie sowohl rechtlich durch die fortbestehende Organverantwortung als auch faktisch durch ihre typischerweise hochschwellige Ausgestaltung eingeschränkt sind.6 Sie verhindern extreme Abweichungen, ermöglichen jedoch keine kontinuierliche Beobachtung der laufenden Geschäftsentwicklung.
• Ergänzende Informations- und Berichtspflichten vermitteln dem Käufer regelmäßig nur punktuelle, kuratierte Einblicke in die Unternehmensentwicklung.7 Diese gewähren häufig nur einen sporadischen “Blick durch das Schlüsselloch”, der durch den ERP-Lesezugriff erheblich erweitert werden könnte.
• Garantien und Freistellungen dienen der nachgelagerten haftungsrechtlichen Kompensation, greifen aber regelmäßig erst nach Eintritt eines Schadens und unterliegen zudem Beweislast- und Durchsetzbarkeitsrisiken.8 Gerade interimstypische Entwicklungen sind häufig graduell, multikausal und nicht eindeutig einem Garantieverstoß zuzuordnen, sodass die praktische Durchsetzung erschwert wird.
• Vollzugsbedingungen und Material-Adverse-Change-(MAC-)Klauseln sichern schließlich Rücktritts- oder Anpassungsrechte für außergewöhnliche Entwicklungen, sind jedoch bewusst eng gefasst und erfassen nicht die fortlaufende, unterhalb dieser Schwellen liegende Risikoentwicklung.9

Diese Instrumente ermöglichen eine Zuordnung und Absicherung wirtschaftlicher Risiken, sind in ihrer Wirkungsweise jedoch darauf begrenzt, im Nachhinein zu korrigieren oder nur klar definierte Ausnahmefälle zu erfassen. Trotz vereinbarter Informations- und Berichtspflichten verbleiben Informationsdefizite, da diese Pflichten auf punktuelle Informationen beschränkt sind. Eine effektive Risikoreduktion in der Interimsphase setzt daher nicht an weiterer Vertragsdifferenzierung, sondern an einer Verbesserung der Transparenz an.

III. ERP-Lesezugriff als Systemlösung

1. Technologische Grundlage und Systemarchitektur

ERP-Systeme sind integrierte Unternehmensplattformen, die zentrale Geschäftsprozesse in einem einheitlichen Daten- und Prozessmodell abbilden.10 Anders als Buchhaltungssoftware erfassen sie nicht nur vergangenheitsbezogene Finanzdaten, sondern bilden die operative Entstehung wirtschaftlicher Realität fortlaufend ab, indem relevante operative IT-Systeme systematisch verknüpft werden. Gerade diese prozessuale Tiefe macht ERP-Systeme zu einer potenziellen Quelle zeitnaher, wertrelevanter Informationen in der Interimsphase.

Die Umsetzbarkeit eines kontrollierten ERP-Lesezugriffs ist dabei durch den Übergang von lokal betriebenen On-premise-Systemen zu cloudbasierten ERP-Architekturen geprägt. Während On-premise-Systeme externen Zugriff z. T. nur über invasive Sonderlösungen ermöglichten und weder granulare noch temporäre oder rein lesende Zugriffsrechte zuließen, erlauben Cloud-ERP einen standardisierten, ortsunabhängigen Zugriff über internetbasierte Plattformen. Entscheidend ist dabei nicht allein die technische Öffnung, sondern die Möglichkeit einer rollenbasierten, zeitlich begrenzten und funktional strikt beschränkten Rechtevergabe.11 Cloud-ERP-Systeme schaffen damit Transparenz, ohne operative Eingriffsmöglichkeiten zu eröffnen, und wahren so die Grenzen von Organverantwortung und gesellschaftsrechtlichem Einflussverbot.

Auf dieser Grundlage ermöglicht der ERP-Lesezugriff einen Ausgleich zwischen dem Informationsinteresse des Käufers und den Schutzbedürfnissen der Geschäftsleitung. Er begründet kein Steuerungs- oder Weisungsrecht, sondern ein technisch kontrolliertes Informationsrecht. Sein Mehrwert liegt darin, dass wertrelevante Risiken häufig bereits in der Interimsphase entstehen, sich in der Finanzberichterstattung jedoch erst zeitverzögert niederschlagen. Der Lesezugriff verschiebt das Informationsniveau von kuratierten Einblicken hin zu einer fortlaufenden Beobachtung operativer Parameter und ergänzt damit herkömmliche Transparenzinstrumente.

Technisch basiert der kontrollierte ERP-Lesezugriff auf einem Identity-and-Access-Management-(IAM-)System, das eine rollen- und schichtenbasierte Zugriffslogik implementiert. Rollen fungieren dabei als vordefinierte Bündel zweckgebundener Leserechte, die einzelnen Nutzern nach dem Need-to-know-Prinzip zugeordnet werden und den Lesezugriff strikt auf definierte Datensichten beschränken.12 Nach Need-to-know-Prinzip erhält jeder Mitarbeiter nur Zugang zu denjenigen Informationen, die er zur Durchführung seiner Aufgaben benötigt.13 Der Zugriff erfolgt über standardisierte Web Application Programming Interfaces (API), die selbst keine Berechtigungen begründen, sondern die vorgegebenen Zugriffsbeschränkungen technisch durchsetzen.

Um eine Beeinträchtigung des operativen Systems auszuschließen, erfolgt die Einsicht regelmäßig über schreibgeschützte Leseinstanzen, die vom Produktivsystem entkoppelt sind. Umfang, Zeitraum und Inhalt des Lesezugriffs können dadurch präzise begrenzt werden. Ergänzend erlaubt Datenvirtualisierung die Bereitstellung fachlich zugeschnittener, schreibgeschützter Sichten, die durch Filter- und Maskierungsmechanismen datenschutz-, wettbewerbs- oder compliancerelevante Informationen gezielt ausblenden.

Sämtliche Zugriffe werden revisionssicher protokolliert. Somit bleiben Identität, Zeitpunkt und Umfang jeder Abfrage nachvollziehbar. Im Ergebnis wird ein erhöhtes Maß an Transparenz geschaffen, ohne operative Prozesse zu beeinträchtigen oder die bestehende Kompetenzordnung zu durchbrechen.

2. Nutzen in der Interimsphase

Der ERP-Lesezugriff erhöht die Transparenz in der Interimsphase, indem er retrospektive, kuratierte Darstellungen durch eine zeitnahe Beobachtung des operativen Geschehens ergänzt. Herkömmliche Instrumente wie Management-Reports oder Data-Rooms behalten ihre Funktion der Einordnung und Kontextualisierung, werden jedoch durch unmittelbare Einblicke in laufende Prozesse erweitert.

Aus Käufersicht verbessert der ERP-Lesezugriff die Risiko- und Entscheidungsgrundlage, indem er wertrelevante Entwicklungen frühzeitig sichtbar macht und die praktische Wirksamkeit vertraglicher Schutzmechanismen erhöht.14 Zugleich reduziert er Planungs- und Integrationsrisiken durch realitätsnahe Annahmen für Finanzierung, Day-1-Readiness und Integrationsvorbereitung; die Erwartung beobachtbarer operativer Entwicklung kann zudem opportunistisches Verhalten dämpfen, ohne formale Kontrollrechte vorzuverlagern.15 Der ERP-Zugriff ersetzt jedoch keine eigenständige Analyse öffentlich verfügbarer Informationen (open source intelligence – OSINT),16 da systembedingte blinde Flecken fortbestehen.17 Gleichzeitig wirkt er prozessentlastend, indem er manuelle Berichterstattung und Ad-hoc-Anfragen reduziert. Der strukturierte Systemzugriff ermöglicht eine konsistente, kontextualisierte Informationsbereitstellung und verringert so Fehlinterpretationen einzelner Datenpunkte.

Auch aus Verkäufersicht ist der ERP-Lesezugriff ökonomisch sinnvoll: Der fortlaufende Zugriff ermöglicht es dem Käufer, kaufpreisrelevante Parameter wie Net Debt oder Working Capital frühzeitig nachzuvollziehen, wodurch Bewertungsunsicherheiten und Streitpotenziale bei Kaufpreisanpassungen reduziert werden. Dies kann mittelbar den Bedarf an umfangreichen Haftungs- und Sicherungsmechanismen verringern und das Risiko opportunistischer Verhandlungsversuche mindern. Schließlich entfaltet der ERP-Lesezugriff einen vertrauensbildenden Signaling-Effekt. Ein Verkäufer, der auch nach Signing einen überprüfbaren ERP-Zugang gewährt, signalisiert Ordnungsmäßigkeit und Integrität seiner Datenbasis. Dies stärkt die Verlässlichkeit der Transaktionsdurchführung und kann misstrauensgetriebene Sicherungsmechanismen relativieren.

3. Voraussetzungen für den ERP-Lesezugriff

Der ERP-Lesezugriff setzt vor der vertraglichen Einigung eine due-diligence-basierte Eignungsprüfung voraus. Maßgeblich sind vier voneinander trennbare Kriterien: Organisation, Technik, Recht/Compliance und Wirtschaftlichkeit. Nur wenn alle vier Ebenen hinreichend erfüllt sind, lässt sich ein Lesezugriff rechtskonform, belastbar und effizient implementieren.

a) Organisatorische Voraussetzungen

Ein ERP-Lesezugriff ist organisatorisch nur tragfähig, wenn die Anforderungen der bestehenden Daten-Governance adressiert werden und für die Übergangszeit eine klare Governance etabliert wird.

Die bestehende Daten-Governance kann in einer Informationssicherheitsrichtlinie und ggf. einer zusätzlichen Datenzugangsmanagement-Richtlinie definiert sein. Hier ist zu prüfen, ob, wie und vor allem von wem18 Ausnahmegenehmigungen gewährt werden können.

Für die Daten-Governance in der Übergangszeit sind Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege zu definieren und fachliche Datenhoheit sowie Systemverantwortung strikt zu trennen. Datensichten dürfen ausschließlich über ein revisionsfestes Freigabeverfahren bereitgestellt werden. Ebenso erforderlich ist eine belastbare Datenbasis: Verantwortlichkeiten für Datenqualität, Abschlussdisziplin und der Abgleich mit Vorsystemen müssen etabliert sein;19 andernfalls erzeugt “Echtzeit” lediglich eine scheinpräzise, aber fehleranfällige Informationslage.

b) Technische Voraussetzungen

Technisch erfordert der ERP-Lesezugriff eine Architektur, die Lesen strikt von Handeln trennt. Kern ist ein rollenbasiertes IAM, das Berechtigungen nach dem Least-Privilege-Prinzip vergibt und alle Schreib-, Download- und Admin-Funktionen ausschließt. Operativ unverzichtbar ist die Entkopplung vom Produktivsystem, typischerweise über Read-Replicas oder Snapshots, um Stabilität und Integrität des laufenden Betriebs zu schützen.

Zur Erhöhung der Compliance-Sicherheit empfiehlt sich eine zusätzliche Schicht aus Datenvirtualisierung (kuratierte Sichten), Maskierung sowie Row/Column-Level-Security. Audit-Trails müssen manipulationsresistent sein, damit der ERP-Lesezugriff nicht nur faktisch, sondern auch beweisbar wird. Darüber hinaus ist auch eine Multifaktor-Authentifizierung für die jeweiligen Nutzer zu empfehlen.

c) Rechtliche Voraussetzungen

Der ERP-Lesezugriff ist nur zulässig, wenn er zentrale Schutzgüter wahrt und funktional strikt begrenzt bleibt. Maßgeblich sind insoweit drei Ebenen: (i) der Schutz von Geschäftsgeheimnissen und sonstigen vertraulichen Informationen, (ii) die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sowie (iii) die Berücksichtigung kartellrechtlicher Fragestellungen. Der Lesezugriff muss jede operative Einflussnahme oder faktische Vorverlagerung von Kontrolle ausschließen.

Ausgangspunkt ist der Schutz von Geschäftsgeheimnissen i. S. v. § 2 Nr. 1 Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) und vertraulichen Unternehmensinformationen, zu deren Schutz Geschäftsführung bzw. Vorstand verpflichtet sind.20 Ein ERP-Lesezugriff setzt voraus, dass der Informationszugang konsequent auf das erforderliche Maß begrenzt bleibt und dem Need-to-know-Prinzip auf Ebene des einzelnen Nutzers folgt. Hersteller- und Lizenzrechte sind zu beachten, da die Gewährung von Leserechten an Dritte ohne entsprechende Rechtsgrundlage vertragswidrig sein und eigenständige Haftungsfolgen auslösen kann. Gesellschaftsrechtlich bleibt das Target bis zum Closing eigenständig; der Zugriff muss im Interesse der Gesellschaft vertretbar sein und darf weder Weisungs- noch Steuerungswirkungen entfalten.

Daneben ist der datenschutzrechtliche Rahmen zu wahren. Soweit der ERP-Lesezugriff personenbezogene Daten i. S. v. Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berührt, ist er nur zulässig, wenn eine tragfähige Rechtsgrundlage besteht und die allgemeinen Grundsätze der Datenverarbeitung eingehalten werden.21 Hierzu zählen nach den Grundsätzen nach Art. 5 Nr. 1 DSGVO insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung sowie die Wahrung der Verhältnismäßigkeit.22 Beschäftigtendaten sind besonders sensibel und dürfen nur insoweit zugänglich gemacht werden, als dies für die legitimen Informationszwecke der Interimsphase zwingend erforderlich ist.23 Der ERP-Lesezugriff darf nicht zu einer faktischen Ausweitung der Datenverarbeitung über das transaktionsbezogen Erforderliche hinaus führen.

Unabhängig von der fusionskontrollrechtlichen Einordnung kann ein ERP-Lesezugriff zudem kartellrechtlich relevant sein. Maßgeblich ist nicht die Meldepflicht der Transaktion, sondern allein die wettbewerbliche Wirkung des Informationszugangs vor Closing.24 Der Zugriff bewegt sich damit im Spannungsfeld zwischen zulässiger Transparenz und unzulässiger kartellrelevanter Informationsübertragung. Kritisch ist die Offenlegung von Informationen, die geeignet sind, das Marktverhalten der Parteien zu beeinflussen oder eine faktische Verhaltensannäherung zu ermöglichen.25 Der kartellrechtliche Prüfungsmaßstab ist funktional ausgerichtet und knüpft an die tatsächliche Wirkung des Informationszugriffs an, nicht an seine formale Einbettung in die Transaktionsstruktur. Diese Bewertung gilt unabhängig davon, ob die Transaktion der Fusionskontrolle unterliegt. Bei meldepflichtigen Vorhaben kann ein ERP-Lesezugriff als unzulässige Vorwegnahme der Integration (gun-jumping) zu qualifizieren sein, wenn er entscheidungsrelevante Marktinformationen vorzeitig nutzbar macht. Bei nicht meldepflichtigen Transaktionen greift das allgemeine Kartellverbot gem. § 1 GWB, sofern der Zugriff eine wettbewerbsbeschränkende Informationsübertragung ermöglicht. In beiden Konstellationen ist entscheidend, ob der Zugriff funktional auf Monitoring und Verifikation beschränkt bleibt oder in eine faktische Informationsintegration übergeht. Die kartellrechtliche Zulässigkeit eines ERP-Lesezugriffs hängt daher maßgeblich von Art, Granularität und Aktualität der zugänglichen Informationen ab. Während aggregierte und historische Daten regelmäßig unkritisch sind, steigt das Risiko mit zunehmender Nähe zu aktuellen, kunden-, preis- oder transaktionsbezogenen Informationen deutlich an.26 Bei grenzüberschreitenden Transaktionen ist zudem zu berücksichtigen, dass kartellrechtliche Vorschriften extraterritorial wirken können und parallele Prüfmaßstäbe mehrerer Rechtsordnungen zur Anwendung gelangen.

d) Wirtschaftliche Voraussetzungen

Der ökonomische Nutzen eines ERP-Lesezugriffs steigt insbesondere bei langer Interimsphase, hoher operativer Volatilität und integrationskritischen Targets. In kurzen und stabilen Übergangsphasen können hingegen übliche Berichte effizienter sein. Maßgeblich ist, ob der erwartete Transparenzgewinn die Implementierungs- und Governance-Kosten übersteigt und ob Organisation und Systemlandschaft hinreichend reif für einen dauerhaft rechtskonformen Zugriff sind. Alternativ ist zu prüfen, ob die Ursachen einer verlängerten Interimsphase vertraglich durch die Verringerung von Vollzugsbedingungen27 oder eine Bring-down Due Diligence adressiert und damit eine aufwendige ERP-Lösung vermieden werden können.

e) Machbarkeitsprüfung im Rahmen der Due-Diligence

Die Voraussetzungen werden anhand eines dreistufigen Prüfschemas untersucht, das von niedrigschwelligen zu komplexen Fragestellungen führt und arbeitsintensive Analysen dort vermeidet, wo bereits keine technische Machbarkeit gegeben ist.

1. Machbarkeit: technische Anschlussfähigkeit, Lizenzlage, Data Ownership und Mindest-Sicherheitsstandards wie Funktionalität des IAM und der Datenvirtualisierung als Ausschluss-Kriterien.
2. Reifegrad: bestehende Informationssicherheits- und Datenzugangsrichtlinien, Datenqualität, Sicherheitsarchitektur und Change-Readiness als Voraussetzung für belastbare und sinnvolle Nutzung.
3. Umfang und Ökonomie: Datensichten werden für einzelne Nutzer strikt nach dem Need-to-know-Prinzip bezogen auf ihre jeweilige Aufgabe zugeschnitten; anschließend werden Kosten, Komplexität und Restrisiko der Implementierung der Nutzenwirkung gegenübergestellt.

Hierbei werden IT-technische Fragen sowie lizenzrechtliche Aspekte im Rahmen der Legal Due Diligence geklärt.28 Die Definition des Need-to-know wird hingegen eher durch wirtschaftliche Aspekte getrieben und ist somit das Resultat der Financial und Commercial Due Diligence.

IV. Vertragliche Ausgestaltung und Durchführung des ERP-Lesezugriffs

Der Nutzen eines ERP-Lesezugriffs entsteht durch seine konkrete vertragliche Ausgestaltung. Der Unternehmenskaufvertrag (share purchase agreement – SPA) muss den Lesezugriff so strukturieren, dass Transparenzgewinne erzielt werden, ohne operative Einflussnahme, haftungsrechtliche Unschärfen oder wettbewerbliche Vorwirkungen zu ermöglichen. Maßgeblich ist eine klare Zuordnung von Rechten, Pflichten und Risiken entlang der typischen SPA-Systematik.

1. Definition und Rechtsnatur des ERP-Lesezugriffs

Der ERP-Lesezugriff ist im SPA ausdrücklich als rein beobachtendes Informationsrecht zu definieren. Zwingend auszuschließen sind sämtliche Schreib-, Administrations- oder Konfigurationsrechte. Diese Festlegung dient nicht nur der technischen Zugriffssicherheit, sondern markiert zugleich die rechtliche Trennlinie zwischen zulässiger Transparenz und einer unzulässigen Vorverlagerung von Kontrolle oder Integration.

Die Definition sollte klarstellen, dass der Zugriff keine Weisungs-, Steuerungs- oder Mitwirkungsbefugnisse begründet und ausschließlich der Einsichtnahme in bestehende Systemdaten dient. Damit wird der ERP-Lesezugriff eindeutig als Sonderinstrument der Interimsphase verortet und von originären Kontroll- oder Leitungsrechten abgegrenzt.

2. Zweckbindung und zulässiger Datenumfang

Zentrales Steuerungselement des ERP-Lesezugriffs ist seine Zweckbindung. Der SPA sollte den Zugriff eindeutig auf die Risikobeobachtung, die Plausibilisierung kaufpreisrelevanter Parameter sowie die Integrationsvorbereitung beschränken. Jede darüber hinausgehende Nutzung ist auszuschließen.

Der zulässige Datenumfang ist präzise festzulegen. Bewährt hat sich eine zweistufige Struktur aus (i) einem positiv definierten Datenkatalog, der die freigegebenen Informationsbereiche abschließend beschreibt, und (ii) einer Negativliste ausdrücklich ausgeschlossener Daten, insbesondere wettbewerbssensitiver, personenbezogener oder sicherheitskritischer Informationen. Diese Systematik vermeidet Erwartungslücken, macht seine Grenzen rechtlich überprüfbar und reduziert Auslegungsrisiken. Die Auslagerung der Detailregelungen in Anlagen des SPA ermöglicht fachliche Präzision und spätere Anpassungen, ohne den Hauptvertrag erneut öffnen zu müssen.

3. Governance, Change Control und Kosten

Die operative Beherrschbarkeit des ERP-Lesezugriffs erfordert eine Governance-Struktur. Der SPA sollte festlegen, welche Personen auf Käufer- und Verkäuferseite zugriffsberechtigt sind und wie Zugangsrechte erteilt, dokumentiert und überwacht werden. Der Zugriff ist auf einen eng begrenzten Personenkreis zu beschränken; jede Weitergabe oder Nutzung außerhalb des vereinbarten Zwecks ist auszuschließen. Protokollierungs- und Kontrollmechanismen sichern die Nachvollziehbarkeit und begrenzen Missbrauchsrisiken.

Da Bedrohungslage, Systemarchitektur und Schutzbedarfe während der Interimsphase Veränderungen unterliegen können, ist ein formalisiertes Change-Control-Verfahren vorzusehen. Dieses regelt Anpassungen des Datenumfangs oder der Zugriffsausgestaltung und stellt sicher, dass Änderungen risikogeprüft, dokumentiert und rechtssicher erfolgen. Change Control ist damit die Voraussetzung für einen stabilen Betrieb des Transparenzinstruments. Ergänzend ist die Kostenallokation klar zu regeln.29 Üblich ist eine Zuordnung der Basiskosten zum Verkäufer und zusätzlicher, käuferseitig initiierter Anforderungen zum Käufer. Eine klare Regelung vermeidet spätere Streitigkeiten über die Kostenzuordnung.

4. Pflichten von Verkäufer und Käufer

Der Verkäufer ist verpflichtet, die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen für den ERP-Lesezugriff zu schaffen. Hierzu zählen erforderliche interne Beschlüsse, Zustimmungen Dritter sowie die Einhaltung von Informationssicherheits- und Compliance-Vorgaben. Zugleich muss der Verkäufer berechtigt sein, im Störfall Incident-Response-Maßnahmen zu priorisieren; entsprechende Suspendierungsrechte verhindern eine haftungsrechtliche Umdeutung notwendiger Schutzmaßnahmen. Der Käufer hat den Lesezugriff strikt zweckgebunden sowie rechts- und sicherheitskonform auszuüben. Zugänge sind auf autorisierte Personen zu beschränken; jede Nutzung in operativen oder wettbewerbssensiblen Bereichen ist auszuschließen. Mit Closing sind sämtliche Pre-Closing-Zugriffsrechte zu deaktivieren; die erlangten Daten unterliegen den vereinbarten Lösch- oder Rückgabepflichten. Die eigenständige Zweckbindung des Pre-Closing-Zugriffs rechtfertigt diese klare Trennung auch bei anschließendem Kontrollübergang.

5. Wissens-, Haftungs- und Versicherungsfolgen

Ausgangspunkt ist der Zeitpunkt des ERP-Lesezugriffs. Dieser liegt nach dem Signing, da der Zugriff der Herstellung von Transparenz in der Interimsphase dient und nicht der Kaufpreisfindung oder Risikobewertung vor Vertragsschluss. Diese zeitliche Einordnung ist entscheidend, weil sich aus ihr die haftungs- und versicherungsrechtliche Einordnung des Informationszugangs ableitet.

Auf Verkäuferseite führt ein nach Signing gewährter ERP-Lesezugriff zu keiner haftungsrechtlichen Verschärfung. Der Zugriff begründet weder neue Garantien noch erweitert er bestehende Verantwortlichkeiten, da er lediglich bestehende Informationen zugänglich macht, ohne deren Inhalt oder Qualität zu verändern. Die Haftung bleibt auf den zum Signing bestehenden Garantie- und Offenlegungsrahmen beschränkt.

Auf Käuferseite kann ein ERP-Lesezugriff nach Signing keine positive Kenntnis begründen und damit keine Garantie-, Schadensersatz- oder MAC-Rechte beschränken. Um eine faktische Aushöhlung der vertraglichen Haftungsmechanik zu vermeiden, ist die Wissenszurechnung strikt zeitlich zu begrenzen: Maßgeblich bleibt der Kenntnisstand zum Signing; Erkenntnisse aus der Interimsphase dürfen nur insoweit berücksichtigt werden, als dies vertraglich ausdrücklich vorgesehen ist.

Diese zeitliche Trennung ist zugleich maßgeblich für die Einordnung im Kontext von Warrenty & Indemnity-(W&I-)Versicherungen. Ein nach Signing eingeräumter ERP-Lesezugriff erweitert den versicherungsrelevanten Wissensstand nicht rückwirkend, kann jedoch im Underwriting sowie im Rahmen von Bring-down-Erklärungen mittelbar relevant werden. Ein Pre-Signing-Zugriff wäre demgegenüber geeignet, den Versicherungsschutz zu unterminieren.

6. Resilienz- und Notfallregime

Angesichts erhöhter IT- und Infrastrukturrisiken30 muss der SPA antizipieren, dass der ERP-Lesezugriff in Stör- und Notlagen temporär eingeschränkt oder suspendiert werden kann. Der Verkäufer schuldet daher keine permanente Verfügbarkeit. Planbare Wartung sowie außergewöhnliche Störereignisse, etwa Cyberangriffe oder Energie- und Kommunikationsausfälle, sind als zulässige Suspendierungsgründe vorzusehen. Kurzfristige Ausfälle dürfen automatisch weder Rücktritts- noch Garantie- oder Covenant-Rechte auslösen. Erst dauerhafte oder systemische Beeinträchtigungen, anhand objektiver Schwellen definiert, rechtfertigen eine abgestufte Eskalationslogik bis hin zu Anpassungs- oder Exit-Rechten. Für mögliche Störfalle sind Prioritäten festzulegen: Die Sicherung des Geschäftsbetriebs und der Schutz kritischer Systeme haben Vorrang vor Transparenzinteressen. Flankierend kann ein krisenadäquates Reporting für den möglichen Störfall vorgesehen werden, das Informationsabbrüche vermeidet, ohne den ERP-Lesezugriff funktional zu ersetzen. Ein ERP-Lesezugriff entfaltet seinen Mehrwert nur bei klarer vertraglicher Strukturierung. Die Definition von Rechtsnatur, Zweckbindung, Datenumfang, Governance, Haftungsfolgen und Resilienzmechanismen ermöglicht es, Informationsasymmetrien in der Interimsphase zu reduzieren, ohne operative Einflussnahme oder rechtliche Nebenwirkungen zu erzeugen.

V. Zusammenfassung

 

1. Strukturelles Grundproblem der Interimsphase: Zwischen Signing und Closing besteht eine ökonomische Exponierung des Käufers bei fortbestehender Organverantwortung des Target; herkömmliche SPA-Instrumente adressieren die daraus resultierende Informationsasymmetrie nur begrenzt und überwiegend nachträglich.
2. Funktionaler Mehrwert des ERP-Lesezugriffs: Ein kontrollierter ERP-Lesezugriff kann die Transparenzlücke schließen, indem er punktuelle, kuratierte Informationen durch fortlaufende, systembasierte Beobachtung operativer Parameter ersetzt – ohne operative Eingriffsmöglichkeiten zu eröffnen.
3. Berücksichtigung der Rechts- und Wirksamkeitsbedingung: Zulässigkeit und Nutzen hängen an einer technischen und vertraglichen Ausgestaltung, die “Lesen” strikt von “Handeln” trennt.
4. Mindestvoraussetzungen: Ein ERP-Lesezugriff ist nur tragfähig, wenn die Dimensionen Organisation, Technik, Recht/Compliance und Wirtschaftlichkeit jeweils hinreichend erfüllt sind; Defizite in einer Dimension kompromittieren das Gesamtmodell.
5. Vertragliche Operationalisierung im SPA: Der Transparenzeffekt realisiert sich erst über Definition/Rechtsnatur, strikte Zweckbindung, abschließender Datenkatalog plus Negativliste, Governance und Change Control, Kostenallokation sowie Pflichtenregime inkl. Deaktivierung und Lösch-/Rückgabepflichten zum Closing.
6. Haftungs- und Versicherungswirkungen durch Wissensnähe: Der ERP-Lesezugriff verdichtet Informationsnähe und verschiebt damit Haftungs- und W&I-Parameter; die Wissenszurechnung ist deshalb zeitlich auf das Signing zu begrenzen.
7. Resilienz statt Verfügbarkeitsversprechen: Der Lesezugriff ist als krisenrobustes Interimsinstrument zu konzipieren; der SPA sollte Suspendierungsgründe (Wartung, Cyber/Outage) vorsehen, eine abgestufte Eskalationslogik definieren und Priorität von Betriebssicherung/Schutz kritischer Systeme gegenüber Transparenzinteressen festschreiben.

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