Die EU-Brieftasche für Unternehmen – wie die European Digital Identity Wallet die digitale Wirtschaft verändert

Einführung einer einheitlichen digitalen Identität – ganz oder gar nicht!

Mit Hochdruck arbeitet die Europäische Union an der Einführung einer einheitlichen digitalen Identität. Zwar betrifft die Berichterstattung im Moment vor allem die digitale Brieftasche für Bürgerinnen und Bürger, aber im Schatten gibt es einen weiteren Anwendungsbereich, nämlich die EU-Brieftasche für Unternehmen, die sog. European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet). Mit ihr sollen nicht nur natürliche Personen, sondern auch juristische Personen unterstützt werden, digitale Nachweise sicher, standardisiert und grenzüberschreitend innerhalb Europas zu nutzen. Damit verbunden ist die Hoffnung, dass sich für Unternehmen die Möglichkeit eröffnet Geschäftsprozesse erheblich zu vereinfachen, Compliance-Anforderungen effizienter zu erfüllen und neue digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Rechtlicher Hintergrund ist die sog. eIDAS-Verordnung, die derzeit überarbeitet wird. Ziel ist, die Schaffung eines einheitlichen Rahmens für digitale Identitäten in Europa. Rechtliche Grundlage für die European Digital Identity Wallet wird die neue eIDAS-2.0-Verordnung sein. Mit der Wallet soll es möglich sein, digitale Nachweise sicher zu speichern, zu verwalten und mit Dritten zu teilen. Verfolgt werden mehrere strategische Ziele wie:

• Förderung des digitalen Binnenmarktes
• Stärkung der europäischen Datensouveränität
• Reduzierung administrativer Hürden
• Verbesserung der Cybersicherheit
• Unterstützung digitaler Geschäftsmodelle
• Erhöhung des Vertrauens in digitale Transaktionen

Für Unternehmen bedeutet es einen kompletten Wandel. Die Unternehmens-Wallet soll ein digitaler Vertrauensraum sein, in dem relevante Unternehmensnachweise gespeichert und bei Bedarf selektiv offengelegt werden können. Vorbei sein soll es mit dem Versand von Dokumenten per E-Mail oder auf Papier. Alle unternehmensbezogenen Nachweise sollen direkt aus der Wallet bereitgestellt werden. Dazugehören sollen beispielsweise:

• Handelsregisterauszüge
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
• Unternehmenszertifikate
• Nachhaltigkeitsnachweise
• Compliance-Bescheinigungen
• Berufs- und Branchenzulassungen
• Versicherungsnachweise
• Vertretungsberechtigungen
• Digitale Vollmachten
• Bankinformationen
• ESG-Zertifikate

Diese Nachweise sollen von vertrauenswürdigen Ausstellern digital signiert werden und ihre Echtheit automatisch überprüfbar sein.

Eine ganz neue europaweite Interoperabilität könnte die Folge sein. Vorbei wäre es mit der heute anzutreffenden Mehrfacheinreichung von ein und derselben Information, wenn sie in mehreren Mitgliedstaaten aktiv werden wollen. Die unterschiedlichen Voraussetzungen führen zu hohen Verwaltungsaufwänden und langen Bearbeitungszeiten.

Ein österreichisches Unternehmen könnte beispielsweise bei einer Ausschreibung in Italien oder Belgien unmittelbar seine Identität, seine Vertretungsberechtigung und relevante Zertifizierungen digital nachweisen. Beschleunigte Prozesse könnten den bürokratischen Aufwand für alle Beteiligten reduzieren.

Zu den aufwändigsten Aufgaben vieler Unternehmen gehört, Know-Your-Customer-Prozesse (KYC) zu beherrschen. Banken, Versicherungen, Plattformbetreiber und zahlreiche weitere Branchen sind verpflichtet, Geschäftspartner umfassend zu prüfen. Hier böte die EU-Wallet die Möglichkeit, verifizierte Unternehmensnachweise direkt zu übermitteln, statt Dokumente manuell zu sammeln, zu prüfen und zu archivieren.

Ein weiterer Vorteil wäre die leichtere und schnellere Überprüfung von Vollmachten im unternehmerischen Verkehr. Heute ist oft schwer nachvollziehbar, ob eine Person tatsächlich berechtigt ist, im Namen eines Unternehmens zu handeln. Die EU-Wallet ermöglicht die Ausstellung digitaler Vollmachten und Rolleninformationen. Nachweisprobleme zur Unterzeichnung von Verträgen usw. gehörten der Vergangenheit an. Ein erheblicher Beitrag für den Rechtsschutz.

Noch ist es aber nicht soweit. Der technische Aufwand ist immens. Die Wallet muss in bestehende IT-Systeme integriert werden. Betroffen sind z. B. ERP- Systeme, CRM-Lösungen, Identity-Management-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme und Compliance-Plattformen.

Zudem ist dem Berichtsentwurf des Berichterstatters im ITRE-Ausschuss zu entnehmen, dass Ausnahmen für kleinere Kommunen, etwa für Gemeinden mit 10 000 Einwohnern oder weniger, geschaffen werden sollten. Damit wäre das gesamte Projekt im Grunde tot! Es entstünde ein Flickenteppich aus digitalen und analogen Verfahren, der die erhofften Einsparungen bei bürokratischen Prozessen vernichtete. Doppelte Kosten wären die Folge. Ein dauerhaftes “Zwei-Klassen-System” wäre die Folge. Das darf nicht sein.

Bleibt zu hoffen, dass die Europäische Union statt weniger nicht mehr bürokratischen Aufwand verursacht, was ihr schon öfter erfolgreich gelungen ist.

Prof. Dr. Michael Stahlschmidt, M.R.F., LL.M.,MBA, LL.M., Frankfurt a. M., lehrt an der FHDW Paderborn Steuerrecht, Rechnungswesen, Controlling und Compliance und ist Ressortleiter Steuerrecht des Betriebs-Berater und Chefredakteur
Der Steuerberater.