Für die Zulässigkeit von Zugriffen auf Mitarbeiter-E-Mails ist die Anwendbarkeit des Fernmeldegeheimnisses höchst relevant. In der Vergangenheit wurden Arbeitgeber oft als Telekommunikationsanbieter eingestuft, wenn eine private Nutzung erlaubt war. Seit der Neuregelung der relevanten Vorgaben im Jahr 2021 vertreten die Aufsichtsbehörden zunehmend, dass das Fernmeldegeheimnis nicht greift. Auch die Bundesnetzagentur lehnt diese Einordnung in einem neuen Papier mit überzeugenden Argumenten ab.
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